Astuces et conseils pour bien réussir l’organisation d’un gala d’école

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Organiser un gala d’école ne s’invente pas. Cela demande une bonne préparation à l’avance d’au moins quelques mois. Le gala d’école demande un réel effort parce qu’il ne doit être que réussite. Il requiert une planification bien étudiée en veillant à ce que les participants se sentent choyés et spéciaux. L’organisateur doit faire preuve de créativité afin qu’il puisse offrir le meilleur événement aux étudiants et à leurs invités. Voici quelques astuces et conseils pour donner le coup d’envoi d’un gala d’école somptueux à votre organisation.

 

Qu’est-ce qu’un gala d’école ?

Un gala d’école est un événement festif de grande importance pour les grandes écoles. C’est une organisation unique qui consiste à réunir les anciens et nouveaux étudiants ainsi que les diplômés avec leurs familles. Un gala ecole est avant tout un événement formel et majestueux au cours duquel sont invités le personnel de l’école et certains acteurs régionaux. Pour le rendre féérique, certaines écoles organisent un gala école au château saint priest pour ses multiples atouts.

 

Les objectifs d’un gala d’école

Les objectifs d’un gala d’école diffèrent d’une école à une autre et cela peut être : 

  • une collecte de fonds pour une œuvre caritative ;
  • la célébration de l’anniversaire de l’école (10e, 20e, 25e, etc.) ;
  • la remise de diplômes ou la sortie d’une promotion ;
  • la remise de prix pour les meilleurs élèves ;
  • une soirée de fin d’année scolaire, etc.

 

La tenue recommandée pour un gala d’école 

 

En général, une soirée de gala est une des rares occasions pour se glisser dans une belle longue robe de soirée. C’est un événement prestigieux qui rime souvent avec un code vestimentaire chic et élégant. Pourtant, le gala d’école peut être un festival avec beaucoup d’invités (parents, amis, haut personnel de la région, …) ou une sortie décontractante. Cela signifie que le choix de tenue à porter dépend du thème du gala. Cependant, quand le gala d’école se déroule dans le Château de Saint-Priest, la tenue doit être correcte : une robe de bal ou une robe de soirée pour les femmes et un smoking complet pour les hommes.

 

Quelques étapes pour bien organiser un gala d’école

 

Définir le but de l’organisation du gala

Pour organiser un gala d’école, définir son but est l’étape la plus importante. Cela vous permet d’expliquer de manière précise à vos invités le déroulement de l’événement. D’ailleurs, un objectif clair et précis favorise l’élaboration d’une meilleure stratégie garantissant le succès du gala.

 

Connaître les participants et les invités au gala

Ensuite, selon le type d’organisation, vous devrez connaître tous vos invités. Cela concerne notamment leur profil, leurs catégories et origines socio-professionnelles, leur nombre, etc. Ce sont des informations capitales qui vous aident à déterminer les détails de toute l’organisation.

 

Trouver un thème original en conformité avec le but du gala

Pour un gala bien animé, optez pour un thème original qui enthousiasmera vos convives. Assurez-vous qu’il soit en parfaite conformité avec le but du gala d’école. Le choix du thème relève de votre créativité en veillant à ce qu’il soit en accord avec les animations, les décors du lieu, la sélection culinaire, etc. En outre, les activités proposées à vos convives dépendent énormément de ce thème.

 

Sélectionner un lieu commode, accessible et attractif

La sélection du lieu du gala d’école est la clé de sa réussite. Heureusement, louer une salle haut de gamme comme le Château de Saint-Priest ne manquent pas. C’est l’un des lieux propices pour un événement formel qui se trouve dans une zone stratégique de l’Est Lyonnais. Ce château se situe proche de l’autoroute et de l’aéroport international de Lyon Saint-Exupéry et à quelques minutes de Lyon. Il est extrêmement facile d’accès et le lieu dispose d’une équipe professionnelle, prête à proposer un événement qualitatif et personnalisé

 

Soigner les invitations et opter pour une billetterie en ligne

Les premiers éléments qui reflètent un gala d’école sont les invitations. Elles doivent être attractives et explicites (date, heure, lieu, thème, déroulement, …). L’idéal est de les personnaliser avec des logiciels en ligne de création et de gestion d’invitations. Grâce à ces logiciels spécifiques, vos invitations seront : 

  • bien personnalisées ;
  • intégrées dans un module de billetterie en ligne avec une page dédiée à votre gala d’école ;
  • vendues en toute sécurité ;
  • gérées en fonction des différentes catégories de participants ;
  • suivies en temps réel en termes de statistiques de vente ;
  • exportables avec toutes les données relatives à l’événement.

 

Des animations et des divertissements adaptés au gala d’école

Les divertissements et les animations sont d’une grande importance lors d’un gala d’école. Ils doivent être choisis suivant les objectifs de la soirée et les catégories des participants attendus. Ils ont comme principal but de faire vivre aux convives un moment mémorable. Le gala d’école est une soirée dansante qui se prête bien à la danse du couple.

 

Choisir la nourriture et les boissons pour faire sensation auprès des convives

La nourriture et les boissons représentent une clé de réussite d’une soirée étudiante. Pour un gala d’école organisé dans le Château de Saint-Priest, le choix du menu et de la présentation est large : 

  • des plateaux repas, un cocktail dînatoire de qualité ou un buffet de prestige ;
  • des cocktails personnalisés à la demande formulé par un mixologue ;
  • un repas assis dans l’agréable enceinte du château ;
  • de légers rafraîchissements pour danser toute la nuit.