L’utilisation des outils digitaux est devenue incontournable dans tous les secteurs d’activités. Il va sans dire que les services de messagerie électronique, qui sont présents depuis de nombreuses décennies, sont désormais utilisés par presque toute la population mondiale. La création d’un e-mail professionnel destiné à chaque organisation est alors importante, car non seulement elle permet de se distinguer, mais elle permet également de mieux organiser ses courriels et ses correspondances. Convergence Lyon est le service de messagerie mis en place pour tout le personnel de l’Académie de Lyon. Découvrez alors dans ce guide, les essentiels à connaître sur cette plateforme dédiée.
Présentation de convergence lyon
Convergence Lyon : qu’est-ce que c’est ?
Tous les membres du secteur de l’enseignement souhaitent faciliter leurs correspondances avec toute la communauté éducative. C’est en effet dans cette optique que les administrations des écoles, des collèges et des universités se trouvant dans la région Auvergne-Rhône-Alpes et dépendant du rectorat de Lyon, ont mis en place la boîte e-mail appelée « Convergence ». Convergence Lyon est accessible via le portail https://webmail.ac-lyon.fr et chacun de ses utilisateurs bénéficie d’une adresse e-mail à usage académique, appelée « Webmail Lyon ».
L’académie de Lyon : un vaste territoire pour les facultés du Rectorat
L’académie de Lyon regroupe les facultés du Rectorat, dans les départements de l’Ain, la Loire et le Rhône. Ces derniers détiennent chacuns leur propre DSDEN (Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale). L’académie de Lyon possède à son actif plus de 50 000 enseignants répartis dans près de 3 000 établissements scolaires accueillant environ 870 000 élèves. La convergence Lyon a donc été mise à la disposition du corps enseignant et de l’équipe administrative, afin de mieux gérer la communication entre eux, avec les élèves et avec d’autres intervenants externes à l’académie.
Quels sont les services proposés par convergence lyon webmail ?
La plateforme Webmail Lyon n’est pas différente des autres boîtes de messageries classiques. Néanmoins, elle est destinée à l’Académie lyonnaise pour que le personnel et les enseignants des établissements puissent échanger facilement. Ainsi, à l’arrivée d’un nouvel utilisateur, l’Académie lui crée un compte de messagerie professionnel en lui fournissant un identifiant, une adresse électronique et un mot de passe provisoire. Voici alors ce que propose la plateforme :
- un Webmail ;
- des services de messagerie ;
- des applications de partage de fichier utilisant Google Drive et Microsoft Office 365 ;
- des fichiers opérationnels relatifs au fonctionnement de l’Académie de Lyon.
En effet, Convergence Lyon est un outil pratique proposant diverses fonctionnalités et divers fichiers utiles, facilitant la vie scolaire et le travail quotidien des membres du corps enseignant et de l’administration. Son interface intuitive permet au personnel de se connecter à une adresse e-mail dédiée à tout moment et à n’importe quel endroit. La plateforme offre donc une palette infinie de services afin d’améliorer l’expérience académique de l’utilisateur, dont la création d’un compte académique sous sa propre adresse et l’accès à divers documents, courriers et messages.
convergence lyon : les fonctionnalités
Il n’est pas compliqué d’utiliser votre messagerie professionnelle Webmail. Grâce à elle, vous aurez la possibilité de :
- écrire un message ;
- transférer un ou plusieurs messages ;
- répondre à tous vos destinataires ;
- envoyer des fichiers ;
- créer des dossiers ;
- signer votre e-mail…
Votre boîte de messagerie est également équipée d’un filtre anti spam. Vous avez aussi la possibilité de consulter votre agenda, de retrouver et rajouter des contacts à votre carnet d’adresses, de consulter vos brouillons, vos e-mails envoyés et votre corbeille. Il est aussi à noter qu’il vous est possible de configurer votre messagerie à votre guise. Un onglet de préférence vous est disponible pour choisir votre interface et régler les paramètres du serveur.
Les avantages du webmail convergence lyon
Le webmail convergence est un outil de communication très prisé par les institutions. Non seulement il permet aux dirigeants de rester en contact avec leurs personnels ou l’inverse, mais il offre également de nombreux avantages à ses utilisateurs, à savoir :
- un accès simple et fluide : la plateforme peut être utilisée avec les navigateurs Internet Chrome, Firefox ou Internet Explorer. Cela permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux données depuis n’importe quel appareil connecté ;
- une gestion de la messagerie électronique : l’utilisateur peut rédiger, lire, transférer, répondre, supprimer ou déplacer les messages reçus comme il le souhaite. De plus, il dispose d’une fonctionnalité permettant de gérer des dossiers et rechercher des messages spécifiques ;
- une excellente synchronisation : ce service de messagerie est très pratique, car il peut synchroniser automatiquement les nouvelles informations saisies, ce qui permet de gagner du temps ;
- une gestion des contacts : les utilisateurs ont la possibilité d’ajouter les informations utiles les concernant et peuvent également intégrer les informations concernant leurs collègues ou leurs contacts via le carnet d’adresses. Ils peuvent y créer des cartes de visite qu’ils pourront imprimer ou télécharger ;
- une gestion des calendriers : l’utilisateur peut gérer ou créer ses plannings à partir d’un agenda dédié aux événements à venir et aux tâches à effectuer. Il aura la possibilité d’inviter ses collègues à y participer, de leur partager le calendrier ou de s’abonner à un programme ;
- un filtre de message qui permet à l’utilisateur de classer ses dossiers ;
- une personnalisation de son interface : l’utilisateur peut donner une touche d’originalité à son espace personnel comme il le souhaite.
Comment se connecter au webmail de lyon ?
Obtenir une adresse académique
Un adhérent de l’Académie de Lyon ne peut se connecter au Webmail Lyon sans disposer d’une adresse académique personnelle. Pour ce faire, il doit avant tout s’inscrire sur le site du Lyon College et entrer son nom d’utilisateur et son mot de passe. Cela lui permettra d’obtenir une boîte aux lettres avec un identifiant unique et un mot de passe personnel. Une fois l’inscription confirmée, l’utilisateur recevra des informations lui permettant d’activer son compte Webmail Lyon.
Suivre les étapes de connexion
Lorsque le compte Webmail Lyon est activé, l’utilisateur doit suivre quelques étapes pour se connecter. Il doit ainsi disposer d’une connexion internet et utiliser le navigateur de son choix. Aussi, il peut utiliser un ordinateur, un téléphone ou une tablette, en suivant ce guide de configuration de la boîte aux lettres Webmail Lyon :
- se rendre à l’adresse webmail.ac-lyon.fr ;
- entrer les numéros d’identification ;
- saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe attribués lors de l’entrée à l’académie ;
- cliquer sur connexion.
Configurer sa boîte de messagerie
Pouvoir consulter sa boîte aux lettres sur son smartphone ou sa tablette s’avère être plus pratique et peut faire gagner du temps. De plus, avec Convergence Lyon, il est possible de centraliser plusieurs adresses e-mail dans une seule application, sans compter sa gratuité et la sécurisation des données. Aujourd’hui, la plupart des sites de messagerie utilisent le protocole « HTTPS » (Hyper Text Transfer Protocol Secure) pour donner accès à leur service. Cela permet de sécuriser au maximum la connexion des internautes, grâce au cryptage des données via un certificat numérique.
Comment se rendre sur son compte académique convergence lyon ?
Qu’est-ce qu’une adresse académique ?
Une adresse académique est une boîte de messagerie électronique personnelle fournie par le collège d’un Département à chacun de ses membres, afin qu’il puisse accéder facilement aux services académiques de son établissement. Les adresses académiques de l’Académie de Lyon se présentent généralement sous la forme « pré[email protected] ».
La connexion au compte académique
Pour se connecter au compte académique via Convergence Lyon, voici les étapes à suivre :
- saisir l’adresse e-mail académique ou le nom d’utilisateur fourni ;
- entrer le mot de passe ;
- cliquer sur « connexion ».
La structuration d’un compte académique
Une fois connecté sur le compte, l’utilisateur verra son écran d’accueil se diviser en 3 colonnes. Ces dernières sont départagées comme suit :
- une liste des dossiers de sa boîte e-mail et un résumé des courriels, sur la gauche ;
- le détail d’un courriel, au centre ;
- le nombre des messages lus et non lus ;
- une partie paramètre permettant de modifier le mot de passe, de configurer un message automatique en cas d’absence ou d’ajouter une identité et une signature avec la charte académique.
Quelques conseils pour gérer son compte académique
La messagerie est un outil utile pour pouvoir échanger des informations et communiquer. Pourtant, des problèmes de connexion peuvent quelquefois se présenter. Cela est souvent dû à un mot de passe oublié. Dans ce cas, il est conseillé de réinitialiser ce dernier et de se reconnecter. Vous pouvez aussi directement aller sur le site officiel de Webmail Lyon Convergence, http://www.lyonconvergence.fr/webmail/ et suivre les étapes de connexion expliquées précédemment. Il faut noter que la taille des pièces jointes transmises ou reçues à partir de ce site est limitée à 2 Go. Celui-ci est donc réservé aux messages et aux fichiers à petits volumes. Cependant, si vous souhaitez envoyer des fichiers de grandes tailles, vous pouvez utiliser l’outil « FileSender ».
Comment contacter la plateforme en cas de problème ?
Lorsque vous ne parvenez pas à vous connecter à Convergence Lyon malgré l’indication de votre identifiant et votre mot de passe, il est impératif d’en identifier la cause. Parmi les plus fréquentes, on retrouve :
- la connexion au réseau internet. Parfois, lorsqu’on est habitué à être connecté en permanence, il est difficile de se rendre compte quand le réseau a été soudainement coupé. Il est alors conseillé de vérifier ce dernier à chaque connexion ;
- l’erreur de saisie. Essayez de taper calmement sans précipitation votre identifiant ou mot de passe, car un seul caractère erroné peut vous faire perdre beaucoup plus de temps que vous ne l’imaginez ;
- le cache et les cookies non vidés. Ce sont des outils stratégiques permettant de personnaliser et d’améliorer l’expérience des utilisateurs. Cependant, lorsqu’ils s’accumulent, ils peuvent provoquer des erreurs de connexion. Il est ainsi conseillé de les vider avant de vous connecter à nouveau sur la plateforme ;
- la panne du site ou des serveurs. Dans ce cas, la seule chose à faire est de patienter, car cela veut dire que le site est en maintenance ;
- le blocage du compte. Il arrive parfois que l’académie ait bloqué votre compte pour une quelconque raison. Afin d’en savoir plus, il est conseillé de contacter le service approprié.
Par conséquent, si vous rencontrez des problèmes d’accès à votre messagerie professionnelle, essayez de cliquer sur le lien « Je ne connais pas mon nom d’utilisateur ou mon mot de passe » depuis l’interface login. Ensuite, cliquez sur « Assistance à l’identification académique ». Vous serez alors redirigé vers l’interface de récupération de votre nom d’utilisateur ou mot de passe. Il vous suffira d’y renseigner votre Numen et votre de date de naissance. Vos codes d’accès à votre messagerie vous seront ainsi envoyés de suite.
Cependant, dans le cas où vous ne connaissez pas votre Numen, contactez la DSDEN de votre département, à savoir :
- pour l’Ain : 04 74 45 58 40 ;
- pour la Loire : 04 77 81 41 00 ;
- pour le Rhône : 04 72 80 67 67.